De laatste jaren heeft Bureau Lente heel wat examencommissies en leden van examencommissies getraind, gecertificeerd en ondersteund bij het opzetten en implementeren van richtlijnen en processen. Aan dit aanbod voegen we nu ook on-the-job coaching toe om de professionalisering van examencommissies op een nog hoger plan te brengen.
De professionalisering van de examencommissie die Bureau Lente nu aanbiedt, bestaat uit twee onderdelen:
- Coaching van de voorzitter en secretaris;
- On-the-job professionaliseren van de gehele examencommissie.
Het doel van deze trajecten is om de leden van de examencommissie meer structuur en handvatten te bieden om planmatig, efficiënt en ‘in-control’ de werkzaamheden van de examencommissie te kunnen uitvoeren.
Coaching van de voorzitter en secretaris
De voorzitter en secretaris worden gecoacht in hun werkzaamheden, vanuit het principe van afnemende sturing. Dat betekent dat we bij de start bepalen wat de leerdoelen zijn van de voorzitter en secretaris. Deze leerdoelen vormen het startpunt van de coaching, waarbij we ernaar streven dat uiteindelijk de voorzitter en secretaris samen zicht en vat hebben op de taken en verantwoordelijkheden van de (leden van de) examencommissie.
Dit betekent onder meer dat de vergaderingen voorafgaand aan bijeenkomsten van de examencommissie gedegen worden voorbereid door de voorzitter en secretaris, samen met de coach. De agenda wordt in eerste instantie ingevuld op basis van de jaarplanning/jaarplan en er wordt bekeken welke casussen er wel/niet dienen te worden behandeld. We bepalen ook wat de opbrengst van elke vergadering moet zijn, en met welke gremia voorafgaand overleg wenselijk is. De vergadering wordt vervolgens nabesproken en er wordt gereflecteerd door de voorzitter en secretaris op de voorbereiding en uitvoering. Daarbij wordt meteen vooruitgekeken naar de volgende vergadering. Doordat voorzitter en secretaris samen optrekken in het coaching-traject ontstaat er een duidelijke samenwerking en afstemming van de taakverdeling. Dit maakt dat er naast inhoudelijke verdieping ook een efficiëntieslag kan worden gemaakt.
On-the-job professionaliseren van de examencommissie
Gedurende de bijeenkomsten wordt de gehele examencommissie waar nodig on-the-job bijgeschoold. De basis is steeds de vergaderagenda van de examencommissie, voorbereid door de secretaris en voorzitter. De vergadering start gedurende het on-the-job traject steeds met één uur scholing op een onderwerp dat op dat moment speelt.
Gedurende dit traject krijgt de gehele examencommissie beter zicht op haar taken en verantwoordelijkheden en door het werken met een vaste agenda komt de examencommissie ook steeds meer ‘in control’. De examencommissie is ook op een ander niveau met elkaar in gesprek omdat ze steeds meer dezelfde taal spreken en steeds meer begrijpen wat de WHW voor hen betekent.
Na dit uur start dan de vergadering; de voorzitter is hierbij leidend. Indien nodig kan de coach van Bureau Lente bijsturen of gerichte vragen stellen. Na afloop van de vergadering bespreken de voorzitter en secretaris samen met de coach de vergadering na.
Door deze hands-on werkwijze worden alle betrokkenen geprofessionaliseerd en ontstaat er eenheid binnen de examencommissie. Tevens zorgt dit ervoor dat er een slag kan worden gemaakt met het onderling verdelen van taken, zodat er efficiënt en planmatig kan worden gewerkt en dat iedereen zijn expertise in kan zetten en er samenhang en wederzijds vertrouwen ontstaat.
